Na pewno już wiesz, że od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury kosztowe od dużych firm będziesz dostawać za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. KSeF). Sam KSeF jest „wymysłem iście szatańskim” dopasowanym do prawa unijnego i potrzeb firm. O organizacjach pozarządowych ustawodawca zapomniał i we wszystkich podręcznikach uczy, jak wystawiać faktury. A nas interesuje zupełnie coś innego. Nie to, jak wystawiać, a to, jak sprawić, aby przeszukiwanie kilkudziesięciu faktur i przyporządkowanie ich do właściwych projektów nie zabrało połowy naszego pozarządowego życia. Jednak dzisiaj zaczniemy od początku: jak dostać się do KSeF?
Nie chcesz czytać? Posłuchaj pierwszego odcinka podcastu z serii o KSeF.
Po pierwsze, po urzędowemu…
Zgłaszanie możliwości korzystania z KSeF wymaga urzędowego myślenia: drukami, podpisami i ograniczeniami. Ponieważ… ma być bezpiecznie… W efekcie, upoważnionym „super administratorem konta KSeF” może być wyłącznie 1 osoba z organizacji. To mało, w przypadku osób działających społecznie. Dlatego, jeżeli przez chwilę pomyślałeś, że będzie to księgowa, to już o tym nie myśl w taki sposób. Jeżeli pomyślałeś, że konto założy Twój wolontariusz: to też usuń tę myśl z głowy.
Ten 1 super administrator konta KSeF jest powoływany i odwoływany w sposób pisemny za pomocą druku ZAW-FA. Samo pismo ma być podpisane zgodnie z reprezentacją… Następnie ta osoba nadaje uprawnienia kolejnym osobom. Uprawnienia mogą być pełne (wtedy można dodawać kolejne osoby do systemu) oraz niepełne (np. tylko do odbierania lub wystawiania faktur).
Dlatego, jeżeli jesteś:
- członkiem zarządu w Twojej organizacji – wybierz 1 osobę do korzystania z KSeF z pośród innych członków zarządu i ją upoważnij do bycia super administratorem w KSeF. Ta osoba powinna być dostępna i „ogarnięta” cyfrowo. Powinna też mieć epuap lub podpis kwalifikowany. Gdy ta osoba otrzyma uprawnienia w trybie natychmiastowym powinna dać pełne uprawnienia pozostałym członkom zarządu organizacji.
- księgową – poproś organizację, aby nadała Ci właściwe uprawnienia do korzystania z KSeF,
- koordynatorem projektów – przypomnij zarządowi, aby nadał Ci uprawnienia do odbierania faktur w KSeF,
- wolontariuszem akcyjnym, działaczem, zleceniobiorcą, który odbiera faktury dla organizacji – dowiedz się, jak od 1 lutego 2026 r. będzie wyglądał proces płacenia i odbierania faktur. Raczej nie będziesz mieć dostępu do KSeF, więc musisz ustalić, jak będziesz miał refundowane poniesione koszty lub jak będziesz rozliczać zaliczki.
Po drugie, cyfrowo
Co prawda druk ZAW-FA możesz złożyć w wersji papierowej, jednak jest to jedyny element dostępny w tej wersji. Po upoważnieniu i nadaniu dostępów do KSeF całość działań będzie prowadzona cyfrowo za pomocą pieczęci dla NGO, podpisów kwalifikowanych lub epuap. Dlatego, jeżeli już dzisiaj wiesz, że będziesz korzystać z KSeF w Twojej organizacji i będziesz pobierać faktury z tego systemu, a ciągle do epuap logujesz się przez bank, to najwyższy czas abyś to zmienił.
Do epuap, jak widać na poniższym obrazku możesz się zalogować za pomocą:
- Profilu zaufanego, który trzeba potwierdzić w urzędzie. To jest najszybszy sposób logowania za pomocą loginu, hasła i sms.
- Aplikacja mObywatel (to też jest stosunkowo szybkie działanie, pod warunkiem, że znasz hasło do tej aplikacji – ja regularnie go nie pamiętam).
- Bankowość elektroniczna – chyba najgorszy i najbardziej czasochłonny sposób logowania się do epuap. Nie dość, że dwukrotnie musisz logować się do banku, to jeszcze często ta usługa się zawiesza po pierwszym logowaniu.
- e-dowód. Przyznam się bez bicia, że tego sposobu logowania jeszcze nie opanowałam. Stanęłam na czytniku NFC, jednak w wolnej chwili z tym powalczę, dlatego, że posiadając tę umiejętność będę miała dostęp do 5 darmowych podpisów kwalifikowanych dostępnych w aplikacji mObywatel.
- eID, który jest dostępny dla obywateli innych państw.
Podsumowując, jeżeli do logowania do epuap używasz banku – zmień to jak najszybciej. To bardzo czasochłonne działanie. Logowanie się przez bank nie było problemem, gdy robiłeś to dwukrotnie w ciągu roku podczas podpisywania i składania sprawozdań. Teraz tę czynność możesz wykonywać codziennie, bo codziennie będziesz odbierać faktury z systemu. A jeżeli chcesz dowiedzieć się, jakie są inne czasopożeracze w działaniach społecznych posłuchaj 111 odcinka podcastu:
Możesz też zapisać się do newslettera i zobaczyć, z jakich aplikacji korzystam, aby ułatwić swoją pracę.
To, jak dostać się do tego KSeF?
Na początek dodam, że tę część artykułu będę stopniowo uzupełniać w miarę rozwoju sytuacji, gdyż moja przygoda z KSeF się dopiero rozpoczęła… I tak, musisz dostać się do KSeF. Robisz to za pomocą druku ZAW-FA. Druk jest prosty do uzupełnienia i składasz go w wersji papierowej lub cyfrowej (i tak, trzeba podać swój numer dowodu i pełne dane teleadresowe). Najważniejszy na druku jest adres e-mail osoby upoważnionej – na niego przyjdzie informacja o tym, czy dostałeś już dostęp do KSeF.
Ja testuję obydwie wersje złożenia druku – analogową i cyfrową. Potem dopiszę tu, która z nich okazała się szybsza.
Aby druk złożyć papierowo:
- Wydrukuj dokument i uzupełnij go ręcznie.
- Podpisz zgodnie z reprezentacją.
- Zrób kopię dla siebie.
- Odnieś lub odeślij do Urzędu Skarbowego.
Możesz też próbować złożyć druk cyfrowo:
- Pobierz druk ZAW-FA i uzupełnij go w programie do edycji .pdf. Ja korzystam z płatnego Adobe Acrobat, ale na pewno znajdziesz inny darmowy program. Jeżeli nie chce Ci się szukać – wydrukuj dokument, uzupełnij go ręcznie i zeskanuj.
- Podpisz druk epuapem zgodnie z reprezentacją.
- Zaloguj się do e-urzędu skarbowego i wybierz właściwy kontekst. Jeżeli nie możesz się przelobować na konto organizacji oznacza to, że nie złożyłeś wniosku o dostęp do konta organizacji pozarządowej w e-urzędzie skarbowym. Możesz wypisać wniosek o dostęp i złożyć go papierowo w Urzędzie Skarbowym. W takiej sytuacji lepiej jest od razu złożyć dwa dokumenty: ZAW-FA i wniosek o przyznanie dostępu do konta organizacji w e-urzędzie skarbowym.
- Gdy się zalogujesz do e-urzedu i przelobujesz na konto organizacji upewnij się, że masz możliwość wysyłania korespondencji w e-urzędzie skarbowym. Jeżeli nie – odblokuj ją.
- Następnie przygotuj pismo ogólne do urzędu i dołącz do niego druk ZAW-FA. Ja wykonałam ten krok w niedzielę 11 stycznia. Napiszę Ci, jak szybko Urząd rozpatrzy mój wniosek i nada mi uprawnienia dostępu do KSeF.
Tak wygląda prawidłowo wybrany kontekst w e-Urzędzie skarbowym. W prawym górnym roku widnieje nazWa Twojej organizacji.
To okno wyboru adresata pisma.
Tak wygląda moje wypisane i odesłane pismo do urzędu skarbowego:
A tak wygląda informacja o pozytywnym wysłaniu pisma.
Masz już jakieś doświadczenia z KSeF? Daj znać!
ps. po złożeniu ZAW-FA w wersji:
- papierowej otrzymałam dostęp do KSeF po 2 dniach,
- elektronicznej – po 2 dniach dostałam maila, że wniosek jest błędnie podpisany. Od razu odpisałam, że nie zgadzam się z taką uwagą i Pani milczy od tygodnia…
