Tak, jak pisałam w poprzednim artykule, pierwszym krokiem umożliwiającym pracę w KSeF jest złożenie druku ZAW-FA. Po tym, gdy Urząd Skarbowy nada uprawnienia 1 osobie ta – musi upoważnić kolejne osoby do KSeF. I dzisiaj pokażę Ci, jak może tego dokonać. Screeny i informacje zostały przygotowane w oparciu o system KSeF 2.0 dostępny po 1 lutego 2026 r.
Upoważnianie osób do pracy w KSeF będzie za każdym razem przebiegało w kilku, praktycznie tych samych krokach:
- Zalogowanie się do systemu,
- Weryfikacja posiadanych uprawnień własnych,
- Nadanie sobie brakujących uprawnień,
- Nadanie uprawnień do administracji systemem innym osobom z zarządu lub innym supxrzaufanym osobom,
- Nadanie uprawnień do wystawiania i odbierania faktur,
- Upoważnienie podmiotów, które potrzebują mieść dostęp do systemu – np. biuro rachunkowe.
W tym artykule nie będziemy się zajmować tym, w jaki sposób nadać i odebrać sobie certyfikaty do pracy w KSeF. Te są wymagane, aby połączyć aplikację zewnętrzną i upoważnić ją do pracy w systemie „na Twój nr PESEL lub NIP”. Obecnie, „moje” organizacje pozarządowe nie posiadają żadnych aplikacji zewnętrznych: nie mam systemu do fakturowania (bo te kilka faktur, które wystawiam, mogę wystawić ręcznie lub w KSeF), a księgowość jest prowadzona przez podmioty zewnętrzne, którym nadałam uprawnienia dla „podwykonawców”. Dlatego, kolejny artykuł powstanie, gdy odbiorę pierwszą fakturę w KSeF, a kolejny – gdy ją tam wystawię 😏
A teraz, zapraszam Cię do zobaczenia, jak upoważnić osoby do KSeF…
Krok 1: logujemy się do systemu
Aby zalogować się do KSEF wejdź na stronę systemu: ksef.podatki.gov.pl Znajdź mikro mały wyszarzony guzik na którym jest napisane „Zaloguj się do KSeF”.
Możesz też od razu wejść na stronę wyboru formy pracy w trybie uwierzytelnionym lub anonimowym. Nas interesuje tryb dostępny po zalogowaniu się, gdyż „dostęp do logowania” służy wyłącznie do podglądania już wystawionych faktur w systemie.
Podsumowując: klikasz w pierwszy przycisk.
Dla zachowania porządku, zobacz, jak wygląda system „podglądania faktur”. Aby to było możliwe musisz znać numer KSeF faktury, który jest strasznie długim ciągiem znaków. Nie wiem, kto to wymyślił, ale nie wyobrażam sobie tego, że, aby zobaczyć fakturę, jej wystawca musi mi mailem wysłać te wszystkie znaki. Ja je potem kopiuję, podaje inne dane i już, faktura na mnie czeka… Nie, zdecydowanie prościej jest oglądać te faktury po zalogowaniu…
W celu zalogowania się do systemu trzeba wybrać formę logowania. Ja wybieram profil zaufany, gdyż nie posiadam podpisu kwalifikowanego, a z tych 5 darmowych w obywatelu jeszcze nie korzystałam. „Moje” małe organizacje nie posiadają też pieczęci kwalifikowanych, ponieważ koszt wyrobienia takiej pieczęci dla podmiotu wynosi ok. 1500 zł.
Po kliknięciu, wykonujemy standardowe kroki logowania się do systemu. Jeżeli masz zweryfikowany profil w urzędzie, będziesz się logował za pomocą loginu, hasła i kodu z sms. W mojej opinii jest to najszybszy i najwygodniejszy sposób. Najgorszą opcją jest logowanie się za pomocą banku, który wymaga podwójnego logowania się do systemu bankowego, co jest czasochłonnym koszmarem. Za pomocą dowodu jeszcze się nie logowałam, ponieważ na razie nie miałam takiej potrzeby, a sam dowód z martwą elektroniczną posiadam od niecałego roku.
Gdy już wykonasz wszystkie kroki wymagane przez pfofil zaufany powinieneś zobaczyć swój wymarzony dziewiczy system KSeF…
Gdy nie widzisz, lub coś się nie udało:
- sprawdź, czy na pewno dostałeś maila z urzędu skarbowego o nadaniu uprawnień (przychodzi od 1 – 7 dni po złożeniu pisma papierowego lub elektronicznego),
- spróbuj zalogować się po godzinach pracy. Co prawda, już 9 lutego, nie miałam większych problemów z zalogowaniem się o 12.00 w południe, jednak w momentach obciążenia systemu, niektóre osoby mogą mieć problem z logowaniem,
- jeżeli masz problem z uwierzytelnieniem przez bank – nie denerwuj się. Zrób to jeszcze raz i podczas odliczania sekund do zalogowania się w NIC nie klikaj. To najczęstszy błąd, który zawiesza system.
Krok 2: Weryfikacja posiadanych uprawnień własnych
Jako „superadministrator systemu” powinieneś mieć nadane 6 uprawnień do:
- wystawiania faktur,
- zarządzania jednostkami podległymi (to jest bardzo ciekawe rozwiązanie, które mogą wykorzystać podmioty wieloplacówkowe lub zarządzające wieloma projektami, co opiszę, w kolejnych artykułach),
- przeglądania uprawnień,
- zarządzania uprawnieniami,
- przeglądania historii sesji,
- przeglądania faktur.
W jednaj organizacji po złożeniu druku ZAW-FA dostałam od razu wszystkie uprawnienia. W innej – tylko 2.
Tak wygląda konto z nadanymi niepełnymi uprawnieniami. Konto, w którym nie da się pracować, ze względu na… brak uprawnień.
Nie należy się przejmować brakiem uprawnień – tylko należy sobie je nadać.
Krok 3: nadajemy sobie brakujące uprawnienia
W drugim przypadku brakowało mi uprawnień do wystawiania faktur, zarządzania jednostkami podległymi, przeglądania uprawnień, przeglądania historii sesji, przeglądania faktur. Nadałam sobie te uprawnienia klikając w guzik z lewej strony: „nadaj uprawnienia”. Po kliknięciu w przycisk pojawia się formularz, który należy wypisać podając imię i nazwisko oraz pesel osoby upoważnianej do pracy w KSeF. Na końcu pamiętaj, aby zaznaczyć tylko te uprawnienia, które chcesz nadać konkretnej osobie.
Krok 4: dodawanie kolejnych administratorów w systemie
W każdym systemie cyfrowym Twoja organizacja powinna mieć min. 2 osoby, które mają tzw. status „superadministratora”. Dzięki temu, gdy utracisz dostęp do systemu, będzie kolejna osoba, która będzie mogła się zalogować i nadać komuś nowe uprawnienia. Bardzo ważne jest to, jak wybierasz taką osobę – super dministratorem powinna być osoba zaufana, najlepiej z zarządu. Nie rozdawaj najważniejszych uprawnień w Twojej organizacji każdemu, bo to ty, jako zarząd, odpowiadasz za działania tych osób…
Gdy już wybrałeś Twojego administratora, kliknij w guzik dodaj administratora i wypisz pole. Jeżeli chcesz nadać uprawnienia administracyjne do konta głównego – wybierz kontekst bieżący. Gdy nadajesz uprawnienia administratora w twojej jednostce podległej – wybierz właśnie taką opcję. Z trzeciej opcji organizacje raczej nie będą korzystać i raczej nie będziemy nadawać uprawnień podmiotom unijnym…
Krok 5: nadaj uprawnienia osobom do wystawiania i odbierania faktur
Odbieranie i wystawianie faktur to podstawowe działanie w KSeF. Do tego służy ten system, chociaż w organizacjach, głównie będziemy odbierać faktury, a nie je wystawiać. Te uprawnienia nadajesz tak samo, jak każde inne uprawnienia, co zostało opisane powyżej.
Pamiętaj, aby rozważnie nadawać uprawnienia. Nadanie uprawnień do wystawiania faktur komuś, kto nie będzie tego robił i nie umie tego robić może się skończyć koniecznością „odkręcania” spraw i wystawiania korekt do korekt…
Krok 6: nadaj uprawnienia swoim podwykonawcom (np. biuru księgowemu)
Jeszcze innym rodzajem uprawnień jest upoważnienie podmiotu do pracy w KSeF. Ja na razie oznaczyłam jedno z moich biur księgowych, jako „przedstawiciel podatkowy”. Weryfikujemy, czy to jest ta opcja, a jeżeli okrze się, że zrobiłam to źle – poprawię opis tego punktu. W każdym razie, na teraz w systemie wybrałam uprawnienia dla przedstawiciela podatkowego i je wyklinałam…
Mam nadzieję, że pomogłam Ci upoważnić osoby do KSeF. I, że jesteś gotowy na odbieranie i, być może, wystawianie faktur. My jesteśmy i czekamy teraz na pierwszą fakturę do wystawienia i odebrania…
Dodatkowe materiały:
- Instrukcja składania druku ZAW-FA,
- Podcast wprowadzający do korzystania z KSeF:
Pomogliśmy? Wesprzyj naszą działalność darowizną
Bank BGŻ BNP Paribas S.A.
Numer konta: 21 1600 1462 1856 7645 2000 0001
lub:
kup mi kawę w serwisie buycoffee.to
W podcaście wykorzystano muzykę Purple Planet Music.
