#017: 3 proste sposoby na skuteczny monitoring finansowy projektu
W zeszłym tygodniu kilkuset szczęśliwców doczekało się wymarzonych wyników NOWEFIO i różnych priorytetów PROO. Nie będę linkowała do wyników konkursu, gdyż Ci, którzy składali wnioski na pewno sprawdzili wyniki. Jeżeli jesteś w gronie szczęśliwców to musisz zaplanować w jaki sposób będziesz prowadzić monitoring finansowy projektu. Jeżeli tym razem nie udało się, to sprawdź w generatorze ofert, jakie są przyczyny obniżenia punktacji, a następnie złóż ofertę w innym konkursie. Informację o aktualnych konkursach grantowych znajdziesz na Konkursy dla NGO lub ngo.pl. Posłuchaj też odcinka o tym, jak możesz zwiększyć swoje szanse na otrzymanie dotacji w kolejnych konkursach.
Czynniki mające wpływ na to, jak będziesz prowadzić monitoring finansowy projektu
Sposób prowadzenia monitoringu finansowego projektów zależy od kilku istotnych czynników. Po pierwsze, weź pod uwagę umiejętności i doświadczenie osoby zarządzającej projektami. Jeżeli jest mniejsze – musisz mieć co najmniej 2 sposoby na weryfikację wydatkowania środków. Gdy osoba umie więcej lub ma duże doświadczenie – możesz trochę odpuścić i wybrać mniej dokładne sposoby na sprawdzanie tego, co już w projekcie zostało wydane.
Kolejnym czynnikiem mającym wpływ na wybór metody monitoringu będzie skala projektu i to, czy do celów projektu utworzyłeś nowe konto bankowe. Jeżeli projekt jest duży lub płacisz za wydatki z konta głównego organizacji powinieneś wdrożyć co najmniej dwa sposoby monitoringu. Jeżeli projekt ma swój rachunek bankowy i jest średni lub wydatkujesz drobną kwotę to wybierz jeden, a najlepiej dwa, sposoby monitoringu.
Narzędzia monitoringu
Jednym z ważniejszych i moich ulubionych sposobów prowadzenia finansów w projekcie jest stosowanie tabel przestawnych. O tym, jak to robię napisałam tutaj.
Drugi sposób to sprawdzanie wyciągów bankowych i porównywanie ich z zapisami faktur. Trzeci sposób to wprowadzenie dodatkowych kont księgowych i ścisła praca z księgowością. W odcinku bardzo szczegółowo omawiam to, jak poprosić księgową o „dodatkową analitykę” i na czym to działanie polega. Dowiesz się też, kiedy warto prowadzić księgowość w taki sposób, a kiedy szkoda na to czasu.
W podcaście używam też pojęć:
- polityka rachunkowości. Co to jest i kto to tworzy opisałam w tym wpisie. A jeden z fajniejszych wzorów polityki rachunkowości znajdziesz na tej stronie www;
- uproszczona ewidencja przychodów i kosztów. Dowiedz się, jak skorzystać z uproszczenia, gdy nie realizujesz dużych i skomplikowanych projektów;
- wyodrębniona księgowość dla projektu.
Możesz też posłuchać odcinka o ogólnych zasadach rozliczania budżetów w projekcie.
Przeczytaj i posłuchaj o tej „nudnej” księgowości, a potem skup się na twórczych działaniach projektowych 🙂
Powodzenia!
W podcaście wykorzystano muzykę Purple Planet Music.