Ostatnio w przestrzeni medialnej dużo się mówi o e-doręczeniach i o tym, że każda organizacja pozarządowa musi do 1 kwietnia 2025 r. otrzymać taki adres do e-doręczeń.
Więc prostujemy:
- adres do e-doręczeń musza mieć organizacje pozarządowe posiadające zarejestrowaną w KRS działalność gospodarczą,
- inne organizacje pozarządowe mogą mieć taki adres.
To stwierdzenie wynika z (oczywiście!) super skomplikowanych zapisów naszego ustawodawcy, co wyjaśnię poniżej.
Adres do e-doręczeń w świetle prawa
Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych to akt prawny regulujący obowiązek posiadania adresu do doręczeń. Do tego aktu już wprowadzono zmiany, więc jeżeli wejdziesz na ISAP – pobierz i przeczytaj tekst jednolity ustawy.
Zgodnie z ustawą i harmonogramem wdrażania adresu do doręczeń elektronicznych obowiązek uruchomienia adresu mają:
I. Podmioty publiczne tj.:
- Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy);
- Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy);
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy);
- Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy);
- Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy);
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki orazzwiązki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy);
- Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy);
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy).
II. Podmioty niepubliczne tj.:
- Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza;
- Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy);
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. (art. 151 ust. 1 ustawy);
- Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy);
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy);
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy).
Z tego całego spisu interesują nas tylko podmioty niepubliczne wpisane do rejestrów KRS.
Co mówi art. 9 Ustawy o doręczeniach elektronicznych?
„1. Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest obowiązany:
- adwokat wykonujący zawód;
- radca prawny wykonujący zawód;
- doradca podatkowy wykonujący zawód;
- doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód;
- rzecznik patentowy wykonujący zawód;
- notariusz wykonujący zawód;
- (uchylony);
- podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 1683 i 2436)”
Jak widać, zgodnie z artykułem 9 Ustawy o doręczeniach elektronicznych organizacje pozarządowe wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej nie muszą posiadać adresu do e-doręczeń.
Dodatkowo, zgodnie z art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt. 5 oraz art. 151 ust. 1 też nie musimy stosować adresu do e-doręczeń. Te artykuły informują nas o tym, kiedy i na jakich zasadach podmioty zobowiązane będą musiały wdrożyć adres do doręczeń elektronicznych.
Pokrętna logika ministerialna a adres do e-doręczeń
Podsumowując, jeżeli pobieżnie zapoznasz się z harmonogramem wdrażania doręczeń elektronicznych, możesz zrozumieć, że Twoja organizacja, jako wpisana do KRS, powinna posiadać taki adres.
Dopiero po analizie paragrafów ustawowych wychodzi, że taki obowiązek mają tylko podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców.
Jak to się ma do prostego języka promowanego przez ministerstwa? Nie wiem, ale wiem, że informacja w harmonogramie jest trudno zrozumiała. Warto wspomnieć, że o tym, jak mówić w sposób dostępny mówiłam w 83 odcinku podcastu, posłuchaj go, bo dobry komunikat jest na wagę złota.
Jeżeli zastanawiasz się, czy możesz posiadać adres do e-doręczeń nie musząc go mieć, to tak: możesz. Jednak, ja bym poczekała chwilę, ponieważ system potrzebuje usprawnień. Obecnie maila wpadają do spamu, a organizacje, które próbują uzyskać taki adres czekają na założenie adresu dość długi czas. Wydaje mi się, że można się za to zabrać po 1 kwietnia 2025, który jest datą ostateczną na założenie adresów dla organizacji zarejestrowanych przed 31 grudnia 2024 r. Do tego czasu z pewnością zostaną też wyłapane wszystkie błędy programistyczne.
Dodatkowo podczas wdrożenia warto przemyśleć, jak będzie wyglądała wewnętrzna procedura korzystania z adresu do e-doręczeń w Twojej organizacji. Zastanów się:
- kto będzie odbierał pisma i kiedy, aby zachować terminy na załatwienie spraw,
- na jaki mail będą przychodziły powiadomienia o pismach,
- komu bedą przesyłane informacje i kto się będzie zajmował tymi sprawami.
Dodatkowe materiały
Jeżeli podejmiesz walkę z e-doręczeniami to zerknij do:
- rządowych materiałów,
- portalu informacyjnego o adresach do doręczeń,
- najczęściej zadawanych pytań.
