#004 Jak z sukcesem rozliczyć budżet projektu?
W poprzednim odcina dowiedziałeś się, jak skonstruować budżet projektu. Z tego odcinka dowiesz się, jak z sukcesem wydać i rozliczyć budżet projektu społecznego w Twojej organizacji. Zapraszam do lektury i wysłuchania całego odcinka.
Nie jest sztuką stworzyć budżet. Trzeba go również prawidłowo wydatkować i rozliczyć. Za nieprawidłowości podczas wydawania środków publicznych możecie `tak samo „oberwać po uszach”, jak za źle napisany budżet. Zobacz na co musisz uważać, aby nie oddać środków
Koszty niekwalifikowane
Powstają najczęściej, gdy nie uwzględnisz czegoś w opisie pozycji budżetowej. Kiedyś podczas organizacji wycieczki dwudniowej (nazwa kosztu wycieczka dwudniowa) musiałam oddać koszt noclegu, gdyż informacja o tym, że będziemy go kupować nie znalazła się w opisie pozycji. Jeżeli nie jesteś pewny czy za coś możesz zapłacić to dopytaj opiekuna projektu. Nie wydawaj środków ryzykownie – to często kończy się zwrotami sporych kwot. Gdy zapytasz (najlepiej w formie pisemnej) i wprowadzisz zmiany to dbasz o bezpieczeństwo finansowe twojej organizacji.
Koszty niekwalifikowane powstają również wtedy, gdy przekroczysz dopuszczalne wartości procentowe w kategoriach budżetowych. Kiedyś oddawałam środki za to, że wartość kosztów bezpośrednich spadła i koszty administracyjne przekroczyły dopuszczalny procent. W efekcie musiałam nadwyżkę kosztów administracyjnych.
Paragon czy faktura?
Już od jakiegoś czasu dowodem księgowym są paragony fiskalne z zapisanym na nich numerem NIP. Jeżeli chcesz rozliczyć taki paragon w ramach dotacji pamiętaj, aby go skserować. Paragony szybko blakną, a te eko-papiery są jeszcze gorsze do przechowywania do celów kontroli, która może nas odwiedzić nawet do kilku lat od zakończenia projektu.
A może umowa?
Jeżeli w projekcie i nie tylko podpisujesz umowę o dzieło to powinieneś mieć do niej przygotowany protokół przekazania prawa autorskich do dzieła. Np. produkując film, musisz mieć pełnię praw, aby móc go pokazywać i powielać w wielu miejscach. Taka sama sytuacja ma miejsce np. z logotypem.
Kolejną ciekawą umową, o którą jest zawsze sporo pytań, jest umowa wolontariacka, która jest potwierdzeniem „zaangażowania” własnych zasobów do celów realizacji projektu. Pamiętaj, że praktycznie w każdym województwie działa Centrum Wolontariatu, które szkoli z zakresu prowadzenia działań wolontariackich oraz doradza, jak najlepiej podpisać umowę wolontariacką. Pamiętajcie również, że chcąc podpisać umowę wolontariacką z członkiem stowarzyszenia możesz poprosić go o oświadczenie o ilości przepracowanych godzin i nie ma obowiązku podpisywania z nim umowy wolontariackiej.
Nie zapomnij, że w stowarzyszeniach umowę z zarządem podpisuje pełnomocnik walnego zgromadzenia lub przedstawiciel komisji rewizyjnej. Ustawa o fundacjach nie wprowadza takich wymogów, jednak warto, aby w fundacji umowę z zarządem podpisywał np. wybrany członek rady fundacji.
Ilość dokumentów
Kserując paragony i produkując protokoły powinieneś już zauważyć, że ilość dokumentów rośnie w zastraszającym tempie. Jeżeli możesz coś zrobić na 1 kartce zrób to. Minimalizuj ilośc papierów, które później będziesz musiał przechowywać przez kilka ładnych lat.
Minimalizacja polega też na optymalizacji zakupów. Robiąc zakupy za 15 zł dziesięć razy masz 10 papierów wraz z opisami, które musisz wpisać w sprawozdanie, opisać, zaksięgować i przechowywać. Gdy zrobisz zakupy raz za 150 zł będziesz miał 1 dokument i 10 razy mniej pracy.
Pamiętaj również, że część organizacji ma płacony miesięczny ryczałt księgowy za określoną ilośc dokumentów. Każdy dokument powyżej tej liczby jest dodatkowo płatny.
Szybciej opisuj Twoje dokumenty, aby rozliczyć budżet projektu
Najbardziej nie lubię opisywania dokumentów. Jest to proces czasochłonny, który wymaga skupienia i precyzji. Każdy konkurs dotacyjny wymaga innych zapisów na fakturze. Niechlubnym wyjątkiem jest tutaj Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego, który w projektach unijnych wymaga wpisywania wszystkiego. Łącznie z tym, na jakim wyciągu bankowym znajduje się potwierdzenie dokonania przelewu… Jeżeli opis jest nieprawidłowy jest to traktowane, jako nieprawidłowość w projekcie.
Ja najczęściej nie kupuję pieczątek projektowych, a nadrukowuje opisy na fakturach. Jeżeli się nie da nadrukować na fakturze konkretnego opisu to drukuję kartkę A4 i trwale spinam z fakturą. Ten sposób jest stosunkowo szybki i tani.
Monitoruj wydatki
Ja monitoruję poziom wydatków w arkuszach kalkulacyjnych za pomocą tabel przestawnych. Wtedy w jednym arkuszu wpisuję faktury i koszty, a w drugim pojawia mi się ilość wydanych środków w każdej pozycji budżetowej. Dzięki temu zawsze wiem ile jeszcze środków mogę wydać. Jak to robię i jakie są inne sposoby monitorowania wydatków opowiadam też w 17 odcinku podcastu 🙂
Na rynku istnieją też płatne narzędzia do monitorowania wydatków (np. 2do2). To jest polska, społeczna aplikacja prowadzona przez organizację pozarządową. Próbowałam korzystać z tego narzędzia, ale nie wiem czy to narzędzie jest dostosowane do moich potrzeb, dlatego, że exel konstruuję tak, aby go „zaczytywać do sprawozdania”. Dzięki temu dwa razy nie robię tego samego.
Gdy nie ma pieniędzy
Są różne trudne sytuacje w realizacji projektów. Jedna z nich występuje, gdy pomimo przyznania dotacji, środki nie wpłynęły na konto, a działania trzeba realizować. Jeżeli możesz zaangażować środki własne organizacji to najlepiej przelać określoną kwotę na konto projektu i wydatkować środki z konta projektu. Następnie po otrzymaniu dotacji „oddajesz środki na konto główne organizacji”. Z tym, że to muszą być środki własne, a nie np. inna dotacja. Skorzystanie ze środków innej dotacji jest niezgodne z prawem.
Możesz również angażować środki prywatne płacąc ze swojego konta, a następnie dokonać refundacji poniesionych środków z konta projektu.
Niezależnie od sposobu rozliczeń ważne jest to, aby finanse organizacji były prowadzone przejrzyście i żeby operacje finansowe nie budziły niczyich wątpliwości.
Brak karty do konta bankowego
Sporo organizacji nie posiada karty do swojego konta bankowego. Jest to spowodowane stałymi opłatami za posiadanie takiej karty. Dodatkowo coraz rzadziej jest potrzebna gotówka w organizacjach – dużo zakupów można prowadzić przez internet.
Gdy nie posiadasz karty możesz:
- Iść do banku raz na jakiś czas i pobrać większą gotówkę np. 5000 i zabezpieczyć ją w kasie i z czasem wykorzystać;
- Przelać zaliczkę na konto bankowe pracownika organizacji. Następnie ten pracownik ją wydaje i rozlicza się drukiem zaliczki jednocześnie zwracając niewykorzystane środki. Ten sposób lubię najmniej, gdyż wymaga on wytworzenia największej ilości dodatkowych papierów
- Dokonać refundacji kosztów poniesionych przez pracownika, który z własnych środków zakupił konkretną rzecz i wziął na nią fakturę. To jest mój ulubiony i szybki sposób na działanie. Tak robię w przypadku małych kwot. Gdy kupuję sprzęt lub wydaję kilka tysięcy złotych to zawsze staram się to robić z konta organizacji. Najwięcej założyłam ze swoich środków 3000 zł, ale wtedy miałam „nóż na gardle” i musiałam realizować działania, a środków projektowych nie było…
Zachowuj terminy i dbaj o jakość
Jedną z ważniejszych rzeczy podczas rozliczania budżetu jest dochowania terminów. Jeżeli Twój projektowy opiekun jest zadowolony, bo ty dbasz o realizację jego próśb w odpowiednim terminie to on nie będzie Ci „utrudniał życia”. Z kolei brak zadowolenia opiekuna projektu może doprowadzić do tego, że będziecie mieć dodatkowe kontrole w projekcie lub, że będą koszty niekwalifikowane. Pamiętaj, że „zadowolony opiekun” to „zadowolony koordynator projektu”.
A przejrzyste finanse to wiarygodna organizacja. Prowadź finanse tak, aby nikt nigdy nie mógł Ci zarzucić że nie wie co się stało z pieniędzmi czy produktami. Jeżeli jedziesz na zakupy to pamiętaj, aby inni zobaczyli co kupiłeś. Finanse to jest ta część działań, o którą możesz bardzo się pokłócić z innymi osobami w organizacji. Znam kilka takich organizacji, które rozpadły się po pierwszym zrealizowanym projekcie właśnie ze względu na różnice zdań w kwestii finansowej.
W podcaście wykorzystano muzykę Purple Planet Music.
Odcinek powstał w ramach projektu „NGO Stacja”, który uzyskał dofinansowanie z Bielskiego Centrum Przedsiębiorczości w ramach projektu „Śląskie NOWEFIO 2021-2023”.
