Do 31 grudnia wszystkie fundacje muszą złożyć do właściwego organu nadzoru (ministra) sprawozdanie z działalności fundacji. Z tego smutnego obowiązku są zwolnione fundacje, które posiadają status organizacji pożytku publicznego (OPP). Organizacje ze statusem OPP ujmują takie same informacje w obowiązkowym sprawozdaniu OPP. W związku z czym zwolniono je z obowiązku składania sprawozdania z działalności fundacji.
Podstawowe informacje
Sprawozdanie z działalności fundacji składamy do 31 grudnia roku następującego po roku, za które składamy sprawozdanie. Tj. że do końca 2024 r. składamy sprawozdanie za 2023 r.
Sprawozdanie składamy na druku, który został ujednolicony w 2022 r. Wzór sprawozdania można pobrać z tego miejsca w wersji .pdf lub z tego – w wersji edytowalnej.
Co obejmuje sprawozdanie z działalności fundacji
Aby przygotować sprawozdanie z działalności fundacji powinieneś posiadać:
- Informacje o celach działania fundacji (do skopiowania ze statutu).
- Wiedzę, w jaki sposób fundacja działała w roku, który sprawozdajesz. W tym miejscu opisz wszystkie inicjatywy wraz z podaniem skali działania. Z kolei, w części VIII sprawozdania opisujesz wszystkie zrealizowane zadania publiczne (dotacje i zamówienia publiczne) zlecone przez instytucje państwowe i samorządowe.
- Powyższe informacje należy opisać też w ujęciu zaciągania zobowiązań finansowych w fundacji.
- Skany podjętych uchwał zarządu i rady fundacji w konkretnym roku sprawozdawczym.
- Sprawozdanie finansowe ze sprawozdawanego okresu. Z niego przepiszesz informacje o przychodach i kosztach fundacji z działalności statutowej odpłatnej i nieodpłatnej, gospodarczej, darowiznach i dotacjach.
- Informacje o zatrudnieniu i wynagrodzeniach, które obejmują: liczbę zatrudnionych osób, kwotę przeznaczoną na wynagrodzenia (te dane są dostępne w systemie księgowym). Dodatkowo wynagrodzenia z tytułu umów o pracę należy podzielić na kwotę wynagrodzeń, nagród, premii i innych świadczeń. Trzeba też wyodrębnić wynagrodzenia osób zatrudnionych wyłącznie w ramach działalności gospodarczej.
- Wyliczenia dotyczące „wysokości rocznego lub przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego łącznie członkom zarządu i innych organów fundacji oraz osobom kierującym wyłącznie działalnością gospodarczą (z podziałem na wynagrodzenia, nagrody, premie i inne świadczenia)„.
- Informację o udzielanych przez fundację pożyczkach.
- Informację o majątku fundacji, w tym środkach zgromadzonych w banku i w gotówce. Dodatkowo w sprawozdaniu wykazujesz wartość nabytych obligacji, nieruchomości i środków trwałych.
- Wiedzę, czy fundacja ma zobowiązania podatkowe i czy przyjmowała płatności w gotówce w kwocie wyższej niż 10 000 euro.
- Listę przeprowadzonych kontroli w fundacji i ich wyniki.
Bardzo ciekawym zagadnieniem, ujmowanym w sprawozdaniu z działalności fundacji jest pytanie o procentowy stosunek przychodu osiągniętego z działalności gospodarczej do przychodu osiągniętego z pozostałych źródeł. To pytanie wynika z zapisów Ustawy o fundacjach. Warto zauważyć, że zgodnie z art. 5 ust. 5 Ustawy o fundacjach „Fundacja może prowadzić działalność gospodarczą w rozmiarach służących realizacji jej celów”.
Jak złożyć sprawozdanie z działalności fundacji?
Podpisz sprawozdanie
Pierwszym krokiem jest wypisanie sprawozdania oraz zebranie podpisanych i zeskanowanych lub podpisanych elektronicznie uchwał zarządu i rady fundacji ze sprawozdawanego roku.
Następnie wklejam skany uchwał do pliku word ze sprawozdaniem i zapisuję je do .pdf. Jeżeli masz podpisane uchwały zarządu w formie elektronicznej – dołączysz je do sprawozdania na etapie wysyłki.
W związku z tym, że sprawozdanie składa się w formie elektronicznej, musi być podpisane elektronicznie. Aby to zrobić skorzystaj z rządowego serwisu do podpisywania dokumentów profilem zaufanym lub podpisz go płatnym podpisem kwalifikowanym. Sprawozdanie podpisujesz zgodnie z reprezentacją określoną w KRS.
Po odpowiedzi na kilka pytań, przechodzisz do podpisywania dokumentu. Zaczynasz od wgrania dokumentu na dysk.
Po prawidłowym wczytaniu plików pojawi się przycisk do podpisywania. Postępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie. Niektóre osoby podpisują się e-puapem, inne – logując się przez bank. Jeszcze inne mają dowody biometryczne i mogą wykorzystać je do celu podpisania pisma.
Po prawidłowym podpisaniu pisma zobaczysz info:
Pobierz go na dysk.
Jeżeli sprawozdanie będą podpisywały kolejne osoby powtórz opisane kroki. Oznacza to, że za każdym razem wczytujesz plik w system, podpisujesz go, a następnie pobierasz na dysk.
Gdy już wszystkie osoby podpiszą ten sam dokument zmień jego nazwę. System wysyłkowy gubi się, gdy nazwa ma polskie znaki i znaki specjalne.
Wyślij sprawozdanie
W zależności do jakiego ministerstwa wysyłasz sprawozdanie, możesz to zrobić mailem (dane za strony Ministerstwa Kultury, grudzień 2024) lub ePuapem (Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej).
Ja opiszę sposób wysyłki ePuapem, gdyż to jest mniej intuicyjne niż wysyłka takiego sprawozdania mailem.
Pierwszą rzeczą, którą robisz to wchodzisz na ePuap i logujesz się w wybrany przez siebie sposób (mail, bank, dowód, itp.). Następnie przechodzisz na konto organizacji lub, jeżeli takiego konta nie masz – zakładasz nowe. W tym celu klikasz na menu rozwijane, a następnie „utwórz profil firmy lub instytucji”. Podajesz dane i klikasz utwórz. Następnie upewniasz się, że pod Twoim imieniem i nazwiskiem znajduje się nazwa Twojej fundacji.
Następnie przechodzimy do „Moja skrzynka” i szukamy przycisku „załatw sprawę”
Potem, najlepiej wejść na profil wybranego ministerstwa i kliknąć w „sprawy danego ministerstwa” lub poszukać druku „Pismo ogólne do urzędu”.
Po kliknięciu załatw sprawę zostaniesz przekierowany do formularza pisma, który musisz dokładnie uzupełnić. Dodatkowo na końcu tego pisma dołączasz Twoje sprawozdanie z działalności fundacji wraz z załącznikami.
Kolejny krok to zatwierdzenie pisma i jego podpisanie. W związku z tym, że sprawozdanie z działalności fundacji jest podpisane zgodnie z KRS w wersji elektronicznej to w tym miejscu wystarczy jeden podpis osoby odpowiedzialnej za wysyłkę sprawozdania.
Kończąc temat wysyłki pobierz potwierdzenie przesłania sprawozdania na swój komputer i umieść go w plikach fundacji. Aby to zrobić wróć do Twojego ePuap i kliknij w „Moja skrzynka”. W wysłanych wiadomościach powinno znaleźć się Twoje sprawozdanie, a w odebranych – urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które możesz pobrać na dysk.
Powodzenia!
