Nie jest sztuką napisać projekt i otrzymać dofinansowanie. Sztuką jest prawidłowo zrealizować wszystkie działania i rozliczyć dotację. Aby było to możliwe jest nam potrzebny sprawny koordynator projektu lub dobry zespół projektowy. Niestety, w ostatnim tygodniu „ratowaliśmy” kilka kryzysowych projektowych sytuacji, które wywołali sami koordynatorzy.
Co powinien robić, myśleć i jakie kompetencje powinien mieć dobry koordynator projektu? Zapraszam do lektury.
Kompetencje
Jeżeli szukasz osoby, która dobrze skoordynuje Twój projekt powinieneś szukać „człowieka renesansu”. Ponieważ, z jednej strony koordynator powinien mieć kompetencje techniczno-matematyczne, a z drugiej – miękkie, niezbędne do zarządzania zespołem osób.
Kompetencje matematyczno-techniczne przydają się w monitoringu postępu finansowego i merytorycznego projektu. Zaliczamy do nich:
- Umiejętność obsługi arkuszy kalkulacyjnych (excel, Google sheet), w tym podstawowe formuły i tabele przestawne. O tym, jak ja to robię pisałam w tym artykule;
- Umiejętność pracy w chmurze i stworzenia struktury logicznej katalogów, w których wszyscy członkowie zespołu mogą się odnaleźć;
- Umiejętność analitycznego myślenia i wyciągania wniosków;
- Pamięć do liczb i cyfr;
- Umiejętność skoncentrowania się na pracy i bycie tu i teraz;
- Skrupulatność i dokładność;
- Odpowiedzialność i przestrzeganie terminów.
Oprócz bycia „super” analitykiem i matematykiem dobry koordynator powinien umieć współpracować z ludźmi i zarządzać zadaniami niezbędnymi do wykonania w projekcie. Do wymaganych kompetencji zaliczamy:
- Znajomość ludzi i tego, jakie są podstawowe modele działania osób. Do tego elementu można też zaliczyć umiejętność motywowania do działania;
- Empatię;
- Asertywność;
- Umiejętność delegowania zadań, która jest chyba jedną z kluczowych umiej†gości niezbędnych do tego, aby realizować coraz większe projekty;
- Kompetencje związane z monitorowaniem pracy i wyznaczaniem kolejnych celów działania;
- Umiejętność obsługi social mediów i wiedza, jak „sprzedać” projekt (na poziomie średniozaawansowanym).
Przygotowania
Program i wniosek
Dobry koordynator projektu zaczyna pracę od przeczytania wniosku o dofinansowanie i umowy o dofinansowanie oraz umowy partnerskiej, jeżeli taką posiadamy. Następnie należy się zapoznać z całą dokumentacją projektową.
Do dokumentacji projektowej zaliczamy tak oczywiste dokumenty, jak regulamin konkursu wraz z wszystkimi załącznikami i program grantowy, w ramach którego ogłoszono konkurs. Dodatkowo, coraz więcej instytucji przygotowuje i publikuje podręczniki dla wnioskodawców. W nich są zawarte najważniejsze wytyczne te, których nie można opisać w regulaminie konkursu, bo np. wynikają z przepisów prawa krajowego. Czasami zdarza się tak, że te dodatkowe informacje nie są ujmowane, gdyż opisanie ich w Regulaminie, mogłoby doprowadzić do tego, że regulamin będzie miał np 400 stron…
Wytyczne programowe
Kolejnym ważnym dokumentem, z którym musi się zapoznać koordynator, są wytyczne w zakresie promocji, które określił grantodawca. Promocja dla grantodawców jest ważna, a nawet bardzo ważna. Jeżeli nie będziesz stosować wytycznych, będziesz musiał oddać środki za np. brak wymaganych logotypów na materiałach projektowych. Grantodawcy mają różne „życzenia” jeżeli chodzi o wytyczne. Np. w programie Aktywni Obywatele nie można tworzyć nowych logotypów do projektów, a logotyp programu musi być zawsze w lewym górnym rogu materiału. Z kolei w projektach „unijnych” w dolnej belce nie może być więcej niż 4 logotypy, które muszą zachować odpowiedni obszar ochronny (tj. wokół logotypu musi być odpowiednia ilość wolnej przestrzeni).
W różnych typach programów są też różne dodatkowe wytyczne. Np. bardzo ważnymi wytycznymi w programach unijnych są wytyczne z zakresu równości szans, w tym dostępności dla kobiet i mężczyzn oraz wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków. W programie Aktywni Obywatele Fundusz Regionalny są wytyczne dotyczące utworzenia programu przeciw krzywdzeniu dzieci.
Przygotowując się do działania koordynator projektu musi zlokalizować te wszystkie wytyczne i się z nimi zapoznać. Są one wymienione na stronie programu grantowego lub w regulaminie konkursu (na początku lub na końcu tekstu). Niektórzy grantodawcy prowadzą też webinaria o programie, które następnie umieszczają na YouTube. Z nimi też warto się zapoznać.
Koordynator projektu zna polskie prawo
Wszystkie działania projektowe muszą być realizowane zgodnie z polskim i unijnym prawem. Najważniejsze obszary, które trzeba poznać to:
- zasady zatrudniania w oparciu o umowę o pracę, zlecenia i umowy o dzieło. Do tego obszaru wchodzą też uprawnienia pracownicze oraz zasady naliczania ZUS i US. Wiedza z tego zakresu nie musi być na poziomie zaawansowanym – od tego mamy księgowość, jednak dobra baza musi być…
- zakupy i wytyczne związane z zakupami w projektach,
- ochrona danych osobowych na poziomie średniozaawansowanym. Ten poziom śrdniozaawansowany bierze się z tego, że w projektach społecznych codziennie pracujemy z ludźmi, którzy powierzają nam swoje dane osobowe. Tworząc formularze zgłoszeniowe musimy pamiętać o klauzulach informacyjnych. Koordynator projektu często tłumaczy ludziom dlaczego deklaracja udziału w projekcie jest dłuższa niż sam projekt. Dodatkowo osoba koordynująca tłumaczy pracownikom, dlaczego to jest ważne. I musi rozumieć to, co tłumaczy…
- Ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie podczas przygotowania projektu do realizacji jest istotna ze względu na część poświęconą wolontariatowi. Ta ustawa określa prawa i obowiązki każdej ze stron podpisujących umowę wolontariacką.
Koordynator projektu wie, jak wygląda sprawozdanie
Przed rozpoczęciem działań projektowych dobrze jest zapoznać się z wzorem sprawozdania. Ale nie tego, które stanowi załącznik do regulaminu konkursu, ale tego w systemie. Czasami okazuje się, że system wygląda inaczej i, że są wymagane inne elementy. Z wzoru sprawozdania wypisz wszelkie sformułowania i istotne kwestie, które zwróciły Twoją uwagę i, o których być może nie pomyślałeś.
Dobry koordynator projektu regularnie sprawdza, czy nie popełnia błędów
Regularne wykonywanie wyżej wymienionych czynności jest kluczowe w projektach długoterminowych. Czasami, gdy zaczynamy realizować projekt może nam się wydawać „co innego”. Potem zmieniamy koncepcję i okazuje się, że możemy chcieć zrobić rzeczy które są np. niezgodne z regulaminem. Dlatego dokumentacja powinna zostać sprawdzona co najmniej: na początku działań, w środku i na końcu oraz przed każdym odstępstwem od zapisów wniosku.
Mam nadzieję, że nie przestraszyłam Cię tymi informacjami. Jest ich sporo, ale z czasem będziesz to robić coraz szybciej i sprawniej.
Nie chcesz czytać? Posłuchaj podcastu dla osób realizujących projekty i wszystkich społeczników 🙂
