Mocne organizacje to te, które gromadzą dane i wiedzę, która zostaje w organizacji, a nie odchodzi wraz z ludźmi. Dobrze zbudowana baza wiedzy pozwoli Ci też na poprawę jakości komunikacji w organizacji. Informacje, które są spisane w formie procedur pozwalają na eliminację zbędnych rozmów i złych domysłów. Z mojego doświadczenia wynika, że to, co organizacje często nazywają trudnościami w komunikacji, to w rzeczywistości problem z wymianą informacji o zadaniach i zlokalizowaniem istotnych elementów wiedzy, czyli z jej gromadzeniem i udostępnianiem.
Przesłuchaj, całego odcinka i dowiedz się, jakie dane gromadzić i w jakich formach. Tak, aby nie utonąć w nadmiarze zbędnych informacji. Zarządzanie wiedzą jest istotne, gdyż organizacje pozarządowe często borykają się z wysoką rotacją personelu i wolontariuszy, a także z ograniczonymi środkami na wysokie wynagrodzenia czy benefity. Prawidłowo zorganizowany system wiedzy pozwala na zachowanie ciągłości działania, nawet gdy kluczowe osoby odchodzą – wiedza i kontakty pozostają w organizacji.
Jaka powinna być baza wiedzy w organizacji?
Po pierwsze, odpowiedz na pytanie, jaką wiedzę gromadzić. Ja gromadzę dane kontaktowe, częściową historię relacji. A dodatkowo gromadzę wiedzę o umiejętnościach zespołu, wyprodukowanych dokumentach i procedurach oraz wnioskach. Do tego celu wykorzystuję google for non-profit oraz służbowe telefony.
O tym, jak za darmo otrzymać Google Workplace pisałam, w tym artykule. Posłuchaj też mojego podcastu na ten temat.
Dodatkowo, baza wiedzy w organizacji powinna być szybkodostępna i uporządkowana. Dlatego publicznie dostępne dokumenty (statut, sprawozdania finansowe, numer konta) umieszczam na stronie internetowej organizacji. Wtedy nigdy nie musze ich szukać.
Jak dzielić się wiedzą w organizacji?
Sama zebrana wiedza nie wystarczy. W organizacji trzeba ją też udostępniać dalej i dzielić się nią. Można do tego celu wykorzystać szkolenia wzajemne, krótkie filmiki instruktażowe (np. na niepublicznym kanale YouTube), wspólną pracę nad zadaniami lub rotację personelu między projektami. Można też świadomie delegować trudne zadania tak, aby osoba musiała poszukać w procedurach, jak ma wykonać daną rzecz. Jeżeli organizacja ma opisane procedury – osoba nauczy się więcej szukając sama.
Organizacja wiedzy i proces jej przekazywania są niezwykle istotne, zwłaszcza że organizacje pozarządowe często nie mogą zatrudniać najlepszych ekspertów. Dzięki dobremu zarządzaniu wiedzą, organizacja staje się bardziej efektywna, niezależna od pojedynczych osób i lepiej przygotowana na rozwój. Prezes nie może robić wszystkiego, a dobrze zorganizowana wiedza pozwala na wzajemne uzupełnianie się i zastępowanie w zespole.
Takie myślenie o wiedzy jest częścią planowania strategicznego w organizacji. A o tym, jak planować strategicznie mówiłam już w 39 odcinku podcastu. Ten odcinek jest kolejnym z serii o planowaniu strategicznym. W pierwszym opowiadałam o strategii w kontekście pozyskania dotacji z PROO. Możesz posłuchać go w tym miejscu. W drugim – o tym, jak zabrać się za pracę nad strategią.
Pomogliśmy? Wesprzyj nas darowizną
Bank BGŻ BNP Paribas S.A.
Numer konta: 21 1600 1462 1856 7645 2000 0001
lub:
kup mi kawę w serwisie buycoffee.to
W podcaście wykorzystano muzykę Purple Planet Music.
