#003 Jak skonstruować budżet projektu
Cieszę się, że chcesz się dowiedzieć, jak skonstruować budżet projektu społecznego. Ta wiedza przyda Ci się nie tylko podczas pisania wniosków o dofinansowanie, ale również podczas planowania różnych akcji: zbiórek publicznych i crowdfundingu. Zapraszam do czytania, słuchania i komentowania!
Tytułem wstępu
Jeżeli zastanawiasz się po co potrzebujesz wiedzy dot. konstruowania, realizowania i rozliczania budżetu w projekcie, to wiedź, że jest to bardzo ważna i potrzebna wiedza. Jeszcze do niedawana było tak, że źle skonstruowany budżet miał bardo duży wpływ na negatywną ocenę wniosku o dofinansowanie. Obecnie odchodzi się od takiej oceny, a świat grantobiorców zmierza w stronę rozliczania za rezultaty. Jednak jeszcze dziś, źle przygotowany budżet ponosisz duże ryzyko tego, że Twój projekt nie otrzyma dotacji lub, że Twoje sprawozdanie nie zostanie zaakceptowane. Brak akceptacji wydatków w sprawozdaniu będzie oznaczał konieczność ich zwrotu.
Budżet też jest ważny w projektach niedotacyjnych – np. w projektach crowdfundingowych. Również w innych zbiórkach publicznych musisz realistycznie ocenić to, ile środków jest potrzebnych, aby osiągnąć konkretny cel.
Gdy zaczynałam przygodę z projektami to wszyscy mówili, że należy wnioskować o więcej, tak aby grantodawca mógł obciąć dotację o połowę i, aby za tą połowę dało się zrealizować projekt. Ja nigdy takich rzeczy nie robiłam. Uważam, że sztuczne zawyżanie wydatków nie ma sensu. Moim zdaniem organizacje pozarządowe powinny działać tak, żeby ich działania były uczciwe, a ceny racjonalne. Takie działanie na pewno nie ma sensu zbiórkach publicznych i crowdfundingowych. W nich nie będziesz oceniany przez 2 oceniających, ale przez setki osób, które same robią zakupy i wiedzą ile dana rzecz kosztuje. Tych ludzi nie oszukasz. Jeżeli oni będą widzieli, że zawyżasz ceny to pozostanie niesmak i brak wpłaty ich środków na Twoją akcję. Budżet zależy od kilku istotnych kwestii.
Po pierwsze, dobrze zaplanuj budżet
Pierwszą i najistotniejszą rzeczą, od której musisz zacząć planowanie budżetu to sporządzenie bardzo szczegółowego opisu zadań, które chcesz wykonać w ramach projektu. Nie ma możliwości planowania finansów bez wiedzy, o tym co konkretnie chcesz zrobić. To nie muszą być „super” opisane działania tak, jak być je wpisał do wniosku. Ale musisz wiedzieć czy chcesz nagrać pięć odcinków podcastu, czy 10. Ile webinariów chcesz zrealizować i ile osób będzie na szkoleniu. Musisz w końcu wiedzieć, że jeżeli pojedziesz na wycieczkę, to co będziesz zwiedzać. Im bardziej opis zadań jest szczegółowy i określony liczbowo tym lepiej.
Po drugie, przeczytaj regulamin
Niezależnie od tego, czy to jest regulamin konkursu grantowego, czy portalu prowadzącego akcje crowdfundingowe. W projektach musisz zwrócić szczególną uwagę na koszty specjalne: wynagrodzenia, administracja, zakup sprzętu, remonty, VAT, podatki, nagrody. Te koszty mogą ale nie muszą być kwalifikowane. Jeżeli robisz zbiórkę publiczną to musisz się zastanowić nad tym, czy ktoś będzie chciał przekazać środki na taki cel (np. na prowadzenie biura Twojej organizacji).
Krok trzeci: pokochaj exel
Następną rzeczą, którą robię to przy planowaniu budżetu jest bardzo szczegółowe rozpisanie wszystkiego w excel, w którym od razu widzę sumę tj. wartość całego projektu. Prawie zawsze mój exel wygląda w taki sam sposób: w pierwszej kolumnie znajduje się nazwa wydatku. W drugiej kolumnie – koszt jednostkowy, czyli ile jedna rzecz będzie kosztować. Następną kolumna to ilość jednostek. Kolejna – to prosta formuła ilość jednostek razy koszt jednostkowy. Na dole podsumowuje daną kolumnę abym od razu wiedziała jaka jest kwota globalna całego projektu. Jest to bardzo ważne, abyś wiedział ile pieniędzy potrzebujesz na wasze działania.
Aby nie robić rzeczy dwukrotnie to opisuję pozycje budżetowe tak, aby je potem tylko przekopiować do wniosku. Pamiętaj, że każdy konkurs ma swoje wymagania co do tego w jaki sposób należy opisać elementy budżetu. Jednak każda pozycja budżetowa powinna być łatwo powiązywalna z danym zadaniem projektowym. Czyli, jeżeli w zadaniu pierwszym pojawia się „animator” to pozycja budżetowa o nazwie „wynagrodzenie” jest niewystarczająca. Powinieneś nazwać pozycję w budżecie „wynagrodzenie animatora”. Dbaj o to, aby to samo słowo opisywało rzeczy w zadaniach i dany koszt części budżetowej. Jeżeli w zadaniach pojawiają się szkolenia, a w budżecie warsztaty to cały projekt sprawia wrażenie chaotycznego. Oceniający nie wie, czego dotyczy dany koszt.
W opisach wskaż również rodzaj umowy (np. zlecenia, dzieło, itp.). jest to ważne, gdyż są konkursy, w których niektóre rodzaje umów są niekwalifikowane. Np. tak jest w przypadku etatów, chyba że etat będzie w całości poświęcony projektowi. Często też taka sytuacja ma miejsce w przypadku umów o dzieło, chyba że zostanie ona wpisana we wniosku dofinansowanie. Taka zasada obowiązuje np. w projektach unijnych. Oprócz nazwy umowy w opisie kosztów wynagrodzenia powinieneś też wpisać wymiar czasu pracy (w przeliczeniu na etaty lub godziny).
Następnie zastanów się, co będzie Twoim wkładem własnym
Oprócz rodzajów umów w opisie pozycji budżetowej warto wskazać, który z kosztów będzie naszym wkładem własnym do projektu. Jest to ważne, gdyż aktualne wzory ofert zadań publicznych w części budżetowej nie mają kolumny, w której możesz oznaczyć pozycje budżetowe stanowiące wkład własny do projektu. Takie zestawienie dopiero pojawia się w tabeli dot. źródeł finansowania wydatków.
Stąd warto wskazać, które koszty będą np. finansowane w ramach wolontariatu. To Ci uprości życie na etapie realizacji projektu, gdy nie będziesz musiał się zastanawiać nad tym, co miałeś na myśli wskazując, że wniesiesz do projektu 1000 zł wkładu własnego niefinansowego. Jeżeli masz pozycję budżetową opisaną: „ specjalista ds. promocji – 10 godzin pracy razy 100 zł/ h wynosi 1000 zł – umowa wolontariacka” to nie musisz się zastanawiać skąd weźmiesz to 1000 zł. To jest oczywiste zarówno na etapie pisania, jak i realizacji działań projektowych.
Oceń, czy jakieś koszty nie są za wysokie lub… za niskie
Poddając swój budżetu ocenie ekspertów lub osób wpłacających na akcję lub zbiórkę pamiętaj, że każde odstępstwo od cen rynkowych budzi wątpliwości. A każda wątpliwość zmniejsza Twoją szansę na wpłatę.
Jeżeli zatrudniasz specjalistów na minimalną krajową lub za bardzo duże pieniądze to musisz uzasadnić wysokość proponowanej stawki. Jest, co prawda, grono oceniających, którzy wszystkie koszty wynagrodzeń uważają za zawyżone. Ja uważam, że organizacje nie powinny same sobie robić krzywdy i, że eksperci społeczni nie powinni bez sensu wycinać kosztów wynagrodzeń.
Po siódme: pogrupuj koszty
Kolejną wskazówką, którą powinieneś wykorzystać jest pogrupowanie różnych pozycji budżetowych w tzw. „wygodne worki”. Są to takie pozycje budżetowe, w których w nazwach kosztów jednostkowych wpiszesz „komplet” lub „zestaw”. Są to takie pozycje budżetowe, które zawierają w sobie kilka lub kilkanaście pozycji.
Robi się tak dlatego, aby zminimalizować błędy i konieczność aneksowania wniosku podczas wydatkowania budżetu. Na przykład, na warsztaty plastyczne dla dzieci potrzebujesz kupić bloki, kredki, nożyczki i inne drobne elementy. Jeżeli wpiszesz we wniosek, że chcesz kupić 10 kredek, 4 bloki i 15 nożyczek w osobnych pozycjach budżetowych, a potem okaże się, że te wartości są nieprawidłowe, to często musisz prosić o zgodę na zmianę sposobu wydatkowania. Dlatego szczególnie w przypadku takich drobnych zakupów materiałowych lub spożywczych lepiej jest utworzyć takie „wygodne worki”. Wtedy we wniosku musisz opisać, co wchodzi w skład danej pozycji budżetowej. Robisz to w opisie samej pozycji lub w uzasadnieniu do budżetu. Opis może wyglądać tak: „Materiały na warsztaty plastyczne (papier, kredki, nożyczki, itp)”. To „itp.” Na końcu jest bardzo ważne – sygnalizuje, że oprócz rzeczy wymienionych możesz kupić też inne rzeczy, które są potrzebne do realizacji warsztatów plastycznych.
Niektórzy nadużywają tych „wygodnych worków”. Tworzą np. pozycję budżetową „szkolenie wyjazdowe” o wartości 30 000 zł dla 30 osób. W takiej sytuacji oceniający nie jest w stanie stwierdzić, czy podana kwota jest ceną rynkową. Niektórzy to liczą, ale niektórzy oceniający uważają, że skoro wnioskodawcy nie się nie chciało to im też nie… Ja bym tą pozycję podzieliła osobno na koszt trenera, noclegu, wyżywienia, materiałów na zajęcia i ew. dojazdu. Potem, na etapie realizacji możesz mieć te wszystkie koszty na 1 fakturze.
I na sam koniec posprawdzaj procenty
W planowaniu budżetu pamiętaj o tym aby nie dobijać maksymalnie do górnych limitów procentowych poszczególnych kategorii. Tzn. jeżeli jakieś koszty administracyjne np. nie mogą być wyższe niż 10% wartości projektu to nie ustalaj ich poziomu na 10%. Jeżeli wydasz mniej i wartość projektu się zmniejszy to będziesz mógł wydać mniej kosztów administracyjnych. Lepiej zostawić sobie taki mały zapas.
Posłuchaj również, jak rozliczyć budżet projektu :) lub przeczytaj o tym, co to są koszty administracyjne w projekcie.
W podcaście wykorzystano muzykę Purple Planet Music.
Odcinek powstał w ramach projektu „NGO Stacja”, który uzyskał dofinansowanie z Bielskiego Centrum Przedsiębiorczości w ramach projektu „Śląskie NOWEFIO 2021-2023”.
